Kom in contact

U heeft een klacht?

Wij beschikken over een interne klachtenregeling.

U kunt uw klacht mailen naar vanrossem@vanrossem.nl  – zo nodig met het contactformulier.

Kantoorklachtenregeling 

Artikel 1 – Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

• klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens Mr. J.E. van Rossem of jegens onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, de hoogte van de declaratie, of het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
• klager: de cliënt, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks belang die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris: Mr. J.C. Duvekot, belast met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2 – Toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Mr. J.E. van Rossem en de cliënt.
2. Klachten van een schuldenaar over Mr. J.E. van Rossem als verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen eveneens onder deze regeling, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onderdeel b, en artikel 13, vijfde lid, van de Wet kwaliteit incassodienstverlening.

Artikel 3 – Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
c. te voorzien in de wettelijke plicht en het behouden en verbeteren van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 – Informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. Mr. J.E. van Rossem wijst de cliënt vóór het aangaan van de overeenkomst van opdracht, of de schuldenaar bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, erop dat deze regeling van toepassing is op de dienstverlening.
2. Mr. J.E. van Rossem vermeldt in de overeenkomst van opdracht of de algemene voorwaarden bij welke onafhankelijke instantie een klacht die na interne behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd voor een bindend oordeel.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Artikel 5 – Interne klachtprocedure

1. Indien een klager Mr. J.E. van Rossem benadert met een klacht, wordt deze doorgestuurd naar Mr. J.C. Duvekot, die optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt Mr. J.E. van Rossem op de hoogte van de klacht en stelt zowel klager als Mr. J.E. van Rossem in de gelegenheid een toelichting te geven.
3. Mr. J.E. van Rossem tracht in overleg met de klager tot een oplossing te komen, al dan niet met tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst, of doet met opgave van redenen mededeling van afwijking van deze termijn, met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt klager en Mr. J.E. van Rossem schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet met aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en Mr. J.E. van Rossem het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 – Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en Mr. J.E. van Rossem nemen bij de behandeling van de klacht geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling.

Artikel 7 – Verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Mr. J.E. van Rossem houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventueel contact met de klager en mogelijke oplossingen.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de voortgang.
4. De klachtenfunctionaris houdt een klachtdossier bij.

Artikel 8 – Klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert iedere klacht met het bijbehorende klachtonderwerp.
2. Een klacht kan onder meerdere onderwerpen worden geregistreerd.
3. De klachtenfunctionaris rapporteert periodiek over de afhandeling van klachten en doet aanbevelingen ter verbetering van de dienstverlening.
4. Minimaal eenmaal per jaar worden deze rapportage en aanbevelingen door Mr. J.E. van Rossem beoordeeld en, indien nodig, omgezet in verbetermaatregelen.